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Responsable de la cellule des ressources administrative et logistiques – CCAS de Gosier

Le Gosier
CDI / CDD / INTÉRIM

Le 26 05 2023

Description:

Employeur:
Centres communaux d’Action Sociale

Responsable de la cellule des ressources administrative et logistiques – CCAS de Gosier

Social, enfance et famille

Vos missions en quelques mots

Etre le garant de la direction dans le respect des droits et des personnes accueillies
Situé à l’interface entre la direction et le service administratif et technique. Est garant du respect du projet du service et de la bonne exécution des prestations délivrées aux usagers. Ses fonctions d’encadrement sont particulièrement stratégiques puisqu’il intervient autant dans l’organisation du travail que dans l’évaluation des personnels.
Il a également un rôle d’appréciation et de contrôle des moyens financiers mis en uvre pour la réalisation des missions.

Encadrement de la cellule ressources administratives et techniques:
Responsable de l’accueil et de la gestion des accueils complexes
Responsable du secrétariat
Responsable du chargé d’accueil social

Responsable de l’activité globale du service :
Veiller au respect des procédures
Contrôler la qualité des données et des informations transmises
Rendre compte de l’activité et des dysfonctionnements à la direction
S’informer des évolutions réglementaires en terme de gestion administrative
Assurer la veille documentaire et informationnelle (abonnements, classement, fiche, …)

Organisation et gestion des assemblées délibérantes :
En lien avec la direction, assurer la gestion des Conseils d’Administration du CCAS :
Planifier les séances
Convoquer les membres, en respectant les délais de transmission des documents
Rédiger les projets de délibération, en tant que de besoin
Assurer la rédaction des délibérations, leur transmission au contrôle de légalité puis leur classement numérique
Rédiger les procès verbaux, à partir des notes
Superviser en lien avec le secrétariat : la numérisation et classement des délibérations dans le classeur prévu à cet effet ; l’affichage des délibérations sur le tableau

Référent administratif pour la vice-présidente (agenda, réunions, …) :
Gestion des ressources humaines en lien avec la direction
Gestion des congés du personnel (saisie dans e-congés, suivi du dossier des agents)
Organisation des déplacements des agents et des élus hors du territoire
Interface entre le CCAS, la DRH et les agents du CCAS
Accueillir et encadrer les stagiaires au sein du CCAS (démarches administratives, convention, tutorat)
Gestion des dossiers d’évaluation (convocation, préparation des dossiers, suivi sur le logiciel GEP)
Référent formation : participer aux réunions et aider les agents dans leurs démarches
Référent CNAS : aide les agents dans la réalisation de leurs demandes

Gestion comptable :
Etablissement des bons de commande dans le respect des procédures de la commande publique
Mise à jour du tableau de suivi
Interface entre le CCAS et la DAF
Suivi du budget en lien avec la Direction
Superviser le classement des pièces comptables

Autres missions :
Participe des activités déléguées par la Direction et l’assiste dans ses fonctions
Certaines actions peuvent s’effectuer en dehors des horaires administratifs réguliers

Profil recherché

Savoir-faire:
Maîtrise de la démarche projet
Savoir organiser une équipe
Savoir gérer les situations relationnelles difficiles
Savoir piloter, suivre et contrôler l’activité des agents
Savoir contrôler et évaluer les actions
Capacités rédactionnelles, esprit de synthèse

Savoir-être:
Rigueur, sens de l’organisation
Sens des relations humaines
Etre autonome, prise d’initiatives
Sens des responsabilités
Capacité à faire appliquer les orientations définies par la direction
Respect des obligations de discrétion professionnelle et de confidentialité
Grand sens du service public

Connaissances:
Connaître les méthodes de management d’une équipe
Connaître les techniques de résolution de conflits
Maîtriser les règles juridiques d’élaboration des actes administratifs et de contrôle des actes
Maîtriser les outils informatiques et de bureautique
Connaître les processus et logiciels de dématérialisation
Connaître le logiciel finances et ceux spécifiques à la collectivité (KELIO, e congés, …).
Connaître le fonctionnement, de l’organisation et des missions des services du CCAS, de la Ville et des autres partenaires institutionnels
Connaître le contexte et des enjeux du CCAS et de la ville
Compétences en finances publiques

Suite de l’annonce…

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