Vos missions en quelques mots

Le (la) Gestionnaire en charge des relations extérieures sera chargé.e :

de commercialiser les services et les espaces (installations, hébergements, salles) en recherchant une utilisation optimale de l’établissement;
d’organiser et de gérer l’accueil des équipes (entraîneurs et sportifs) avec une offre de services complète;
d’assurer l’accueil physique et téléphonique des usagers (associations, établissements scolaires, ligues, etc…) ;
de traiter les demandes de locations de salles, d’équipements et d’hébergements (information des usagers, élaboration de devis, facturation, suivi des paiements);
d’assurer la gestion des réservations et le suivi administratif et financiers des dossiers confiés;
d’élaborer et mettre à jour les plannings de pré-réservation, les plannings d’occupations hebdomadaires et les documents administratifs nécessaires au suivi de l’activité;
d’assurer la prise en charge des usagers et de veiller à leur confort (vérification des salles, des chambres, états des lieux des matériels et des espaces loués, etc.) ;
de programmer l’affectation des créneaux horaires et de répartir les espaces alloués ;
d’établir et de gérer les conventions liées à la location des salles, des hébergements et des installations sportives ;
de réaliser et gérer des actes administratifs relatifs à l’activité (courriers, lettres de relance, etc.…) ;
d’élaborer des tableaux de bord et des statistiques d’occupation des locaux, des hébergements et des installations;
d’établir le bilan (mensuel/trimestriel, annuel) de l’occupation des installations, des hébergements et des locaux loués;
de gérer les relations avec les partenaires extérieurs (établissements scolaires, associations, comités, ligues, fédérations, etc…) ;
d’assurer la collecte et le suivi de la taxe d’apprentissage ;
de participer aux actions de communication à destination des partenaires extérieurs (établissements scolaires, associations, comités, ligues, fédérations, etc…) ;
de participer aux actions de promotion et manifestations visant à promouvoir les services de l’établissement.

Profil recherché

Titulaire d’un BTS/DUT en Gestion ou équivalent exigé

Expérience professionnelle : 2 ans minimum sur un poste administratif et/ou dans le domaine commercial/marketing sportif

Permis de conduire (B) souhaité

Maitrise de l’outil informatique et du pack office exigée

Connaissances ou compétences en communication souhaitées
Usage des langues étrangères apprécié (anglais, espagnol)

Maîtrise des réseaux sociaux, marketing digital

Gestion des sites web.

Niveau d’études minimum requis

NiveauNiveau 5 Diplômes de niveau bac +2
SpécialisationFormations générales

Compétences attendues

Savoir :
 Connaissance en techniques de communication et marketing ;
 Connaissance des environnements institutionnels et administratifs dans les secteurs ; associatifs, du sport, de la jeunesse et de l’éducation populaire serait un plus appréciable ;
 Connaissances en gestion administrative ;
 Connaissances techniques sur l’aménagement et les spécificités des équipements sportifs ;
 Connaissances des logiciels et applicatifs métiers dans les domaines de la gestion de ressources (réservations, planification, devis, facturations, suivi, relance, etc.) ;
 Maitriser les techniques de rédactions administratives (courriers, notes, comptes-rendus, etc.…).

Savoir-faire :
 Savoir élaborer des tableaux de bord et effectuer des statistiques ;
 Être capable d’identifier les priorités et organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances ;
 Bonne maitrise de l’informatique et des logiciels de bureautique (Word, Excel) et de la messagerie électronique ;
 Savoir organiser des actions de communication et de promotion ;
 Avoir la capacité de travailler en équipe et en transversalité ;
 Être polyvalent (e).

Savoir-être :
 Sens relationnel ;
 Capacités d’écoute et d’anticipation ;
 Capacité d’organisation, méthode, rigueur et adaptation ;
 Esprit d’analyse et de synthèse ;
 Capacités d’initiative et autonomie ;
 Capacité à rendre compte de son activité et à signaler à son supérieur tout dysfonctionnement constaté.

Langues

FrançaisMaîtrise

Documents à transmettre

Pour postuler à cette offre, l’envoi du CV et d’une lettre de motivation est obligatoire

Personne à contacter

creps971rh@creps-pap.sports.gouv.fr

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