Vos missions en quelques mots
L’assistant.e administratif.ve apporte un soutien logistique au sein de son service dans l’organisation quotidienne du travail et contribue au bon déroulement des activités administratives de l’ensemble des services du PNG.
Par ailleurs, il.elle assure la gestion administrative de l’ensemble des services sur l’exécution et suivi des marchés publics, sous l’autorité du responsable de l’unité « fonctionnement et moyens généraux » et de la Secrétaire Générale et le cas échéant, du chargé d’aménagement des travaux.
Il.elle assure son travail dans le respect de la réglementation en vigueur et celle propre au parc ainsi que des directives des services administratifs dont il dépend.
Il.elle est amené.e par ses missions, à collaborer avec le chargé d’aménagement des travaux et l’ensemble des services, pôles et départements de l’établissement.
Activités principales du poste
Sous l’autorité du Secrétaire générale (n+2) et du Responsable de l’unité fonctionnement et moyens généraux (n+1), l’agent.e :
ASSURE L’ACCUEIL ET LE SUIVI ADMINISTRATIF
assure l’accueil physique, téléphonique et par courriel du parc national de la Guadeloupe et de l’adresse générique « courrier@guadeloupe-parcnational.fr » ;
traite les courriers de la bannette COURRIER du PNG sur l’outil de gestion électronique de traitement du courrier (GEC-MEM), de la réception, de l’enregistrement, de la diffusion au classement : courriers départs, courriers arrivés ;
rédige les projets de courriers réponse, et les comptes rendu de réunion du secrétariat général ;
enregistre, publie de manière physique et numérique (en lien avec le DCAP) et procède au classement au recueil des actes administratifs (RAA) :
des décisions et délibérations de l’établissement,
des arrêtés concernant les avis et autorisations pris par l’établissement ;
les délégations de signature et de compétences ;
enregistre et diffuse sur intranet :
l’ensemble des «notes de service» au sein du PNG et procède à leur classement ;
l’ensemble des conventions et des contrats ;
des procédures de l’établissement ;
participe activement à l’accueil des nouveaux arrivants de l’établissement
GÈRE LE SECRÉTARIAT DU SERVICE :
fournit une information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes ;
met en forme et valorise les actions notamment en participant à la rédaction du rapport d’activités ;
gère la planification collective sur l’agenda partagé de la messagerie du calendrier des actes de gestion et des réunions de service (hors ressources humaines) ;
ASSURE LE SUIVI DE LA COMMANDE PUBLIQUE POUR L’ÉTABLISSEMENT
Sous l’autorité du responsable de l’unité « fonctionnement et moyens généraux » et en collaboration avec le chargé d’aménagement des travaux, des services, départements et pôles l’agent :
participe au suivi budgétaire de l’unité des moyens généraux et des marchés de travaux pour l’établissement ;
Profil recherché
Compétences
Connaissances (N)
Code général de la fonction publique
Code de la commande publique
Techniques de secrétariat
Techniques d’expression orale / écrite
Techniques de classement et d’archivage
Savoir-faire (N)
Maîtrise des logiciels de traitement de texte, tableur…
Savoir Prioriser
Savoir organiser une réunion
Savoir diffuser une information, une publication
Respect des procédures
Savoir-faire (D)
Aisance à travailler sur des applicatifs métiers (ELAP-MEM)
Techniques assemblage et mise en forme de documents
Savoirs-êtres (N)
Être polyvalent
Sens de l’organisation
Esprit d’initiative
Rigueur et organisation
Capacité d’analyse
Autonomie et forte adaptabilité relationnelle
Respect de la confidentialité
Aptitudes au travail en équipe
*N Compétences nécessaires
*D Compétences à développer
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Pour postuler à cette offre, l’envoi du CV et d’une lettre de motivation est obligatoire
MODALITÉS DE CANDIDATURE
Envoyer une lettre de motivation et curriculum vitae par voie électronique (sujet : ASSISTANTE ADMINISTRATIVE SG/UFMG)
À l’attention de Mme la directrice du Parc national de la Guadeloupe à l’adresse courriel suivante :
agents.rh@guadeloupe-parcnational.fr
Date limite de dépôts des candidatures : 02 mars 2023
Prise de poste souhaitée : 1er juillet 2023
MODE DE SÉLECTION
– Présélection sur dossier.
– Entretien avec un jury en direct ou par visioconférence
LOCALISATION
Poste basé à Siège du PNG à Montéran – Saint-Claude – Guadeloupe
CONTACTS
Pour les contacts administratifs :
Unité des Ressources Humaines.
agents.rh@guadeloupe-parcnational.fr
0590 41 55 33 / 0590 41 55 36
Informations sur le Parc national de la Guadeloupe
Tél. 0590 41 55 55
http://www.guadeloupe-parcnational.fr
http://www.parcsnationaux.fr
Les lignes directrices de gestion de la mobilité du PNG : http://www.guadeloupe-parcnational.fr/fr/offres-demploi-stages/lignes-directrices-de-gestion-relatives-la-mobilite